V rámci procesu zajištění soudního překladu je přeložený dokument vždy svázán s originálním dokumentem, příp. s ověřenou kopií/opisem (notářskou kopií/opisem). Pokud si chceme originál dokumentu ponechat a nevázat jej s překladem a tlumočnickou doložkou (bližší informace v článku Co je a jak vypadá soudně ověřený překlad?), musíme si nechat vyhotovit ověřenou kopii/opis. Danému úřednímu ověřování listin se říká vidimace.

Jinými slovy – vidimací se ověřuje, že opis nebo kopie (vidimovaná listina) se doslova shoduje s předloženou listinou. Vidimací se nepotvrzuje správnost ani pravdivost údajů uvedených na vidimované listině ani jejich soulad s právními předpisy.

Vidimace se na vidimované listině nebo na listu pevně s ní spojeném vyznačí ověřovací doložkou a otiskem úředního razítka.

V České republice provádějí vidimaci na základě zákona o ověřování tyto orgány: krajské úřady, obecní úřady, úřady městských částí nebo městských obvodů, držitelé poštovní licence (např. Česká pošta), újezdní úřady, Hospodářská komora ČR. Dále pak notáři, kapitáni plavidel České republiky, konzulární a zastupitelské úřady České republiky v zahraničí.

Doporučujeme vidimaci provádět u notářů, v některých zemích mohou nastat s ověřením z pošty problémy. Na České poště zpravidla ověří pouze dokument v českém jazyce (zákon o ověřování uvádí, že listinu nelze vidimovat, je-li předložená listina, z níž je vidimovaná listina pořízena, psána v jiném než českém nebo slovenském jazyce a neovládá-li ověřující osoba jazyk, v němž je listina psána a není-li současně předložena v úředně ověřeném překladu do jazyka českého; to neplatí, byla-li kopie listiny pořízena ověřující osobou na kopírovacím zařízení, a to na náklady žadatele).

Ověřovaný dokument musí být originálem, tzn. obsahuje „mokrá“ razítka a podpisy, nikoliv vytištěný z elektronické verze.

Ověřenou kopii/opis/vidimaci nelze vyhotovit u listiny, jejíž jedinečnost nelze vidimovanou listinou nahradit, zejména občanský průkaz, cestovní doklad, zbrojní průkaz, řidičský průkaz, vojenská knížka, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský lístek, lovecký lístek nebo jiný průkaz, vkladní knížka, šek, směnka nebo jiný cenný papír, los, sázenka, protest směnky, geometrický plán, rys nebo technická kresba.

Ověřenou kopii/opis/vidimaci nelze dále vyhotovit z již ověřené kopie.

A konečně tip na závěr: pečlivě zacházejte se staršími a rozpadajícími se dokumenty (např. staré rodné listy). Určitě je neslepujte izolepou, jelikož poté se již jedná o neakceptovatelnou změnu a notář danou listinu zpravidla odmítá ověřit.