Co je apostila a kdy ji potřebuji?

Apostila je vyšším stupněm ověření podpisu a otisku razítka listiny a její pravosti. Apostila spolu se superlegalizací jsou způsoby ověření veřejných listin. Tato ověření věrohodně prokazují skutečnost, že listina byla vydána nebo ověřena určitým justičním nebo správním orgánem ČR anebo před ním podepsána. Zjednodušeně řečeno, české úřady tak dávají potvrzení zahraničnímu úřadu nebo instituci, že této listině mohou věřit a nejedná se o padělek.

Díky Úmluvě o zrušení požadavku ověřování cizích veřejných listin (Úmluva o apostile), která byla přijata v Haagu dne 5. října 1961, došlo v ČR od 16.3.1999 k zjednodušení postupu ověřování veřejných listin, jež mají být použity v cizích státech.

Úmluva o apostile ukládá, že si státy budou vzájemně uznávat veřejné listiny, které budou opatřeny apostilní doložkou. Tím se značně zjednodušuje ověřování listiny a nahrazuje se proces superlegalizace.

Kdy apostilu potřebuji?

Apostilní doložku budete potřebovat pro státy, se kterými nemá ČR podepsanou bilaterální mezinárodní dohodu o osvobození od ověřování pravosti dokumentů. Bude se tedy jednat o smluvní země Úmluvy o apostile.
Kompletní seznam států, které jsou členy Úmluvy o apostile uvádíme níže.

V únoru 2019 nabylo účinnosti nařízení 2016/1191, na základě kterého již nejsou u mnoha úředních dokumentů potřebné apostily. Takovými dokumenty jsou veřejné listiny, jejichž hlavním účelem je stvrzení následujících skutečností: narození, skutečnosti, že je osoba naživu, úmrtí, jména, manželství, rozvody, rozluky, registrované partnerství, rodičovství, osvojení, bydliště nebo místa původu, státní příslušnosti nebo ne/existence záznamu v rejstříku trestů. Tato skutečnost se týká pouze listin, které byly vystaveny po únoru 2019. Náš tip: k výše uvedeným dokumentům si vždy lze jednoduše nechat udělat čerstvě vydaný duplikát.

Kde apostilu získám?

Apostilní doložku vydává v každém státě jeden nebo více apostilních úřadů, můžete si ji vyřídit osobně, nebo poštou. Nezapomeňte si dopředu zajistit kolkové známky (k dostání na každé pobočce České pošty).  V České republice jsou orgány pověřenými opatřit ověřované listiny apostilou či vyšším ověřením dva:

1) Ministerstvo spravedlnosti ČR - mezinárodní odbor civilní (pro listiny vydané nebo ověřené soudy, včetně listin vyhotovených nebo ověřených notáři a soudními exekutory)

2) Ministerstvo zahraničních věcí ČR - konzulární odbor - referát legalizace (pro ostatní listiny vydané nebo ověřené orgány státní správy nebo jinými orgány, tzn. matriční doklady, obchodní listiny, zdravotní doklady, listiny vydané finančními orgány, doklady o studiu, doklady o vzdělávání

Náš tip č. 1
U dokladů o vzdělávání je potřeba nejprve příslušný doklad legalizovat na Ministerstvu školství, mládeže a výchovy a až následně zajít na Ministerstvo zahraničních věcí pro apostilu. Smyslem je předcházet rozmáhajícímu se padělání těchto dokladů.

Náš tip č. 2
Správní poplatky: Za ověření jednoho dokumentu/podpisu se vybírá správní poplatek ve výši 100 Kč ve formě kolkové známky (pro české listiny) a 600 Kč (pro cizozemské listiny). Upozorňujeme, že kolkové známky nelze získat na Ministerstvu spravedlnosti!

Náš tip č. 3
Seznam apostilních úřadů cizích států je možno nalézt na webových stránkách Haagské konference (pod záložkou „Authorities“ v pravém horním sloupci). Pod záložkou „Status table“ lze nalézt aktualizovaný seznam smluvních států Úmluvy o apostile a datum, od kdy vstoupila pro ten který stát tato úmluva v platnost.

Seznam smluvních států Úmluvy o apostile:
Albánie, Andorra, Antigua a Barbuda, Argentina, Arménie, Austrálie, Ázerbájdžán, Bahamy, Bahrajn, Barbados, Belgie, Belize, Bělorusko, Bolívie, Bosna a Hercegovina, Botswana, Brazílie, Brunej, Bulharsko, Cookovy ostrovy, Černá Hora, Česká republika, Čína – pouze Hong Kong a Macao, Dánsko, Dominika, Dominikánská republika, Ekvádor, Estonsko, Fidži, Finsko, Francie, (+ Fr. Polynesie, Afars a Issas, Guadeloupe, Fr. Guyana, Komorské ostrovy, Martinik, Nová Kaledonie, Réunion, Svatý Pierre a Miquelon, Wallis a Futuna), Grenada, Gruzie, Guatemala, Honduras, Chile, Chorvatsko, Indie, Irsko, Island, Itálie, Izrael, Japonsko, Jihoafrická republika, Kapverdy, Kazachstán, Kolumbie, Korejská republika, Kosovo, Kostarika, Kypr, Kyrgyzstán, Lesotho, Libérie, Lichtenštejnsko, Litva, Lotyšsko, Lucembursko, Maďarsko, Makedonie, Malawi, Malta, Maroko, Marshallovy ostrovy, Mauricius, Mexiko, Moldávie, Monako, Mongolsko, Namibie, Německo, Nikaragua, Niue, Nizozemí (+ Aruba, Curaçao, Svatý Martin + ostrovy Bonaire, Svatý Eustach a Saba), Norsko, Nový Zéland, Omán, Panama, Paraguay, Peru, Polsko, Portugalsko, Rakousko, Rumunsko, Rusko, Řecko, Salvador, Samoa, San Marino, Seychely, Slovensko, Slovinsko, Spojené státy americké (+ Americká Samoa, Guam, Severní Mariany (Northern Mariana Islands), Portoriko, Panenské ostrovy Spojených států (Virgin Islands of the United States)), Srbsko, Surinam, Svatá Lucie, Svatý Kryštof a Nevis, Svatý Tomáš a Princův ostrov, Svatý Vincenc a Grenadiny, Svazijsko, Španělsko, Švédsko, Švýcarsko, Tádžikistán, Tonga, Trininad a Tobago, Tunisko, Turecko, Ukrajina, Uruguay, Uzbekistán, Velká Británie (+ Jersey, the Bailiwick of Guernsey, Ostrov Man, Anguilla, Bermudy, Britské antarktické území (British Antarctic Territory), Britské Panenské ostrovy (British Virgins Islands), Britské Šalamounovy ostrovy (British Solomon Islands), Kajmanské ostrovy, Falklandské ostrovy, Gibraltar, Montserrat, Svatá Helena, Jižní Georgie a Jižní Sandwichovy Ostrovy (South Georgia and South Sandwich Islands), Turks a Caicos), Vanuatu, Venezuela. Oficiální seznam států Haagské konference naleznete zde.